Ronder som återkommer, felanmälningar som kommer när de kommer, och nycklar till varenda dörr. Fastighetsmallen ger ronder med poäng, jour och beredskap ×2 och nyckelkvittens med historik.
Branschmallen är en start i Fixras arbetsordersystem – se alla funktioner.
Fastighetsservice är två verksamheter i samma bolag. Den ena är planerad och går att lägga i ett schema: ronder, filterbyten, snöröjning, skötsel av utomhusmiljö. Den andra kommer in som felanmälningar från förvaltare och boende, ofta på kvällar och helger, och ska lösas innan den blir en vattenskada.
Fixras arbetsordersystem hanterar båda i samma kedja. Ronderna föds ur avtalet och blir pass med checklista och poäng. Felanmälan från kundportalen blir en avvikelse med ansvarig och Klart senast, och kan skapa ett eget uppdrag med prefixet Efterarbete: när något behöver följas upp senare.
Avtal, Offert, Kundportal, Material, Underentreprenör, Körjournal, Frånvaro, Kvalitet, Nycklar, Löneexport, Bokföring, Uppgifter.
Arbetstid, Restid, Jour och beredskap ×2, Intern tid, Utbildning.
Planerad rond → Pågår → Utfört → Fakturerat.
Belysning, Låsfunktion, Skadegörelse, Soprum, Helhetsintryck.
Efterarbete: sätts framför det ursprungliga uppdraget när en avvikelse skapar ett nytt jobb.
Sjuk, Vård av barn, Semester, Tjänstledig, Föräldraledig.
Jour och beredskap är en egen tidtyp med multiplikator ×2 i fastighetsmallen. Den rapporteras som vanlig tid i telefonen, attesteras som vanligt och följer med till löneunderlaget med rätt faktor.
– och syns skilt från arbetstid i lönsamheten.Ja. I kundportalen väljer förvaltaren objekt, rubrik, beskrivning och allvarsgrad. Anmälan blir en avvikelse hos er med ansvarig, och förvaltaren ser att den är mottagen – inte ett mejl som ligger obesvarat.
Ronden ger poäng per punkt och trend över de senaste fem ronderna per objekt. Under 80 procent är underkänt och skapar avvikelsen automatiskt. Kunden ser utförd checklista och bilder i portalen.
Veckan är redan lagdRonder och skötseluppdrag ligger som pass ur avtalen. Obemannade pass syns som hål.
Förvaltaren anmälerTrasig portlampa på Storgatan 14. Avvikelsen får ansvarig och Klart senast samma minut.
Efterarbete bokasKlotter i soprummet kräver återbesök. Avvikelsen skapar ett uppdrag med prefixet Efterarbete:.
Jouren rycker utBeredskapsutryckning rapporteras i telefonen med tidtypen jour ×2. Attesteras på måndagen.
En rond utan poäng är ingen rond. Varje punkt får ett värde mellan 0 och 5 – belysning, låsfunktion, skadegörelse, soprum, helhetsintryck – eller era egna punkter. Resultatet blir en procentsats, och trendstaplarna visar de senaste fem ronderna per objekt. Då syns det när ett soprum sakta blir sämre, inte bara den dagen någon klagar.
Underkänd rond skapar en avvikelse automatiskt med rondens resultat som underlag. Ni väljer om avvikelsen ska bli ett nytt uppdrag. Avvikelsen har allvarsgrad från Låg till Kritisk, ansvarig och Klart senast, och kan inte stängas utan lösningsanteckning.
Nyckelregistret har etikett, nyckelkod, NFC-tagg, antal och förvaringsplats – exempelvis Nyckelskåp kontoret, plats 12. Lämna ut och kvittera in är två knappar, och varje överlämning loggas med vem, när och vem som hanterade den. En förlorad nyckel markeras som förlorad med anteckning, den raderas aldrig.
Vyn per person visar vad varje medarbetare har på sig just nu – praktiskt före semestern och nödvändigt före sista arbetsdagen. Ersättarförslagen tar hänsyn till vem som faktiskt har nyckeln till objektet, så att ersättaren kan komma in.
Attesterad tid är det enda som går vidare. Ur samma attesterade rader kommer fakturaunderlag per kund och period och löneunderlag per medarbetare – ett underlag, inte två register som ska stämmas av mot varandra. Material och inköp läggs på rätt arbetsorder och syns i marginalen per objekt och kund.
Underentreprenörer kan bemanna pass och rapportera tid, med egna ersättningar som aldrig visas för kunden. Körjournalen fångar resor mellan objekt när ni behöver det underlaget.
Ja. Varje arbetsorder har en egen chatt där de som schemaläggs på jobbet kommer med automatiskt. Kundmejl till en delad inkorg kan bli jobb via tillägget Ärenden.
Ja. Fastighetsrond är en start – ni lägger egna punkter per objekt eller per avtalsrad.
Jour och beredskap är en egen tidtyp med faktor ×2. Löneunderlaget redovisar tidtyperna var för sig med er egen lönekod.
Portalen är för kundens kontaktpersoner, till exempel förvaltaren. Ni styr vilka objekt varje person ser.
Ja, portalen är öppen dygnet runt och ansvariga notifieras när en anmälan kommer.
Kunder, objekt, avtal och avtalsrader flyttas via Excel med torrkörning först, sedan kör ni en vecka parallellt. Se hela gången i byta arbetsordersystem.
Vi lägger in ert avtal live och kör kedjan hela vägen – från rondens poäng till avvikelse och underlag. 30 minuter, era egna siffror.