Ett uppdrag, en sanning
Pass, tid, material, restid, foton, checklistor och avvikelser bor på samma arbetsorder. Ingen letar i mejl eller på lappar efteråt.
– och kunden ser sin del i portalen.Kärnan · Arbetsorder
Arbetsordern som håller ihop hela jobbet
Varje uppdrag är en arbetsorder med pass, personer, tid, material och dokumentation. Uppgiften anges en gång – ute i fält, på telefonen – och följer med hela vägen till fakturaunderlaget.
Det här är en del av Fixras arbetsordersystem – se alla funktioner.
Arbetsorder · vecka 3942 st
07:00
Brf Kastanjen — trapphus A–CAO-2841 · Lina H. · veckostäd enligt avtal
Pågår07:00
Vårdcentralen EkhagenAO-2842 · obemannat · 2 h 30 min
Bemanna08:30
Kontor — Norra Vägen 12AO-2839 · Marko P. · avvikelse: vattenskada wc
Avvikelse13:00
Storgatan 14 — flyttstäd 78 m²AO-2847 · tilläggsuppdrag · 4 h × 450 kr
Planerat15:00
Förskolan SjöstjärnanAO-2844 · Ayan A. · nyckel 14B kvitterad
KlartEgna statusetiketter ovanpå systemets lägenPlanerat städpass → Pågår → Utfört → Fakturerat
AO-2847 skapades 11:05, attesterades 15:20, låg i Fortnox 16:40.
Avtal eller enstaka jobb
Återkommande uppdrag föds ur avtalet. Enstaka jobb – fönsterputs, storstäd, flyttstäd, akut – läggs som eget uppdrag med fastpris eller löpande timme.
Era ord, systemets logik
Ni döper statusarna själva: Planerat städpass, Planerad rond, Klar för avstämning. Under huven är lägena alltid desamma, så inget räknas fel.
Det här ingår
Allt som hör till jobbet, samlat på ordern
Pass med personer och tider
Planerad, arbetad och debiterbar tid är tre skilda kolumner – de blandas aldrig ihop.
Material och restid
Rapporteras på ordern med aktuellt pris ur tjänstekatalogen. Priset fryses när det används.
Checklistor per bransch
Trappstädning, Fastighetsrond, Egenkontroll bygg/el/VVS – eller era egna punkter.
Foton och dokument
Filer på ordern, varje fil kan märkas synlig för kunden.
Avvikelser direkt på passet
Rubrik, allvar, foto och ansvarig. Underkänd rond kan bli en avvikelse automatiskt.
Omstädning och efterarbete
En avvikelse kan skapa ett nytt uppdrag – Omstädning:, Efterarbete:, Komplettering: beroende på bransch.
Projekt och faser
Order kan kopplas till ett projekt med egen budget och ekonomi per fas.
Kundsynlig dokumentation
Kunden ser utförd tid, checklista och bilder i portalen – aldrig priser eller interna anteckningar.
Portkod och larminfo
Fältpersonalen ser objektets åtkomstinfo på passet. Kunden ser den aldrig i portalen.
Från beställning till underlag på en dag
- 1
Skapa eller låt avtalet skapa
Nytt uppdrag från kundkortet, eller låt avtalet materialisera passen åtta veckor framåt.
- 2
Bemanna
Dra passet till rätt person i veckovyn. Dubbelbokning, frånvaro och spärrar stoppas av databasen.
- 3
Utför i mobilen
Personalen startar, checkar av, rapporterar material och avslutar – även utan täckning.
- 4
Attestera och fakturera
Arbetsledaren attesterar dagen. Attesterad tid blir fakturaunderlag och löneunderlag ur samma rader.
Det som aldrig får hända
Regler som skyddar er från de dyra felen
Varje regel här sitter i databasen, inte i en knapp. Den gäller alltså lika för webben, mobilen och kundportalen.
Ingen dubbelbokning
Samma person kan inte ligga på två pass samtidigt – E_OVERLAP kommer från databasen, inte från gränssnittet.
Ingen tyst spärr
Avvikande tider flaggas som varningar – START_UTANFOR_PLANERAD_TID, MISSTANKT_KORT_TID – men stoppar aldrig en städare från att jobba.
Frysta priser
Ett ändrat listpris ändrar aldrig vad kunden fakturerades i mars. Priset sparas på raden.
Skrivs en gång
Varje skrivning från fältet bär ett client_mutation_id. Skickas den två gånger blir det ändå en rad.
Vanliga frågor
Kan vi ha olika statusar för olika typer av jobb?
Ja. Statusetiketterna är era egna och kan ha egen färg. Systemet läser bara de kanoniska lägena under, så rapporter och fakturering påverkas inte av hur ni döper dem.
Vad händer med en order när avtalet sägs upp?
Passen fram till uppsägningsdatumet ligger kvar och faktureras som vanligt. Efter det materialiseras inga nya. Redan fakturerade tillfällen rörs aldrig.
Kan personalen se vad kunden betalar?
Nej. Fältpersonal ser aldrig priser, marginal eller kostnader – och det gäller kolumner i databasen, inte bara sidor i appen.
Ta med ett riktigt avtal till demon
Vi lägger in ert avtal live och kör kedjan hela vägen – från arbetsordern till fakturautkastet i Fortnox. 30 minuter, era egna siffror.