Byt arbetsordersystem utan att tappa en enda faktura
Kunder, objekt, kontakter, avtal och avtalsrader flyttas över via Excel med torrkörning först. Sedan kör ni en vecka parallellt med det ni har – och byter resten först när underlaget stämmer.
Bytet är en del av jobbet, inte ett projekt. Läs hur Fixras arbetsordersystem hänger ihop från avtalsrad till fakturaunderlag.
Så går bytet till
Genomgång
Ni visar era avtal och ert nyckelskåp. Vi bestämmer branschmall och vilka moduler som ska vara på från start – resten kan slås på senare utan att något raderas.
Export från det gamla
Kundlista, objekt och avtal. Vi tar emot Excel, CSV eller ett utdrag ur det gamla systemet och formar om det till importmallen med fem flikar.
Torrkörning
Analys utan att spara: fel, varning och info per rad, med koder som BEFINTLIG_KUND och RUT_SAKNAR_PERSONNUMMER. Ni rättar i filen, inte i systemet.
Import och kontroll
Kunder, objekt, kontakter, avtal och avtalsrader läggs in. Frekvenser tolkas i klartext: varje vecka, varannan vecka, var 14:e dag, kvartalsvis, varje vardag. När avtalen aktiveras materialiseras passen åtta veckor fram.
Personal och nycklar
Personalen bjuds in via länk och rollen sätts när de accepterar. Nyckelregistret läggs upp och kvitteras ut. Det här tar längst tid – vi hjälper till.
Parallell drift
Ni rapporterar i båda systemen en vecka och jämför Fixras underlag med er egen fakturering rad för rad. Stämmer det inte hittar vi varför innan ni byter.
Byte
Fortnox kopplas, kundregistret matchas som Säker, Trolig eller Osäker och första underlaget går som utkast. Det gamla systemet stängs när första fakturan stämmer.
Det som följer med
Kunder & kontakter
Organisationsnummer, adresser, referenspersoner och faktureringsuppgifter.
Objekt med portkod och instruktion
Adress, portkod, våning, larm och den där instruktionen som bara en i personalen kan i dag.
Avtal med rader och frekvenser
Avtalstid, avtalsrader, frekvens och pris – priset fryses på raden när passet skapas.
Tjänstekatalog med priser
Era tjänster med enhet och pris, så att offert och underlag räknar på samma tal.
Personal med roller och lag
Namn, roll, anställningsform och vilket lag personen hör till.
Nycklar med förvaringsplats
Nyckelnummer, objekt, förvaringsplats och vem som har den ute just nu.
Det som inte följer med – och varför
Gamla tidposter och fakturor
De stannar i det gamla systemet som historik. Att blanda in dem gör bara två sanningar av en.
Oattesterad tid
Vi importerar aldrig tid som ingen har attesterat. Attest är ett beslut med en person bakom, inte en kolumn i en fil.
Bilder och dokument
De laddas upp per objekt vid behov, när ni ändå går igenom objektlistan.
Vanliga frågor vid byte
Hur lång tid tar bytet?
Två veckor är normalfallet: några dagar för import och nycklar, en vecka parallell drift och sedan byte. Ett bolag med många objekt och ett stort nyckelskåp får räkna med några dagar mer.
Vad händer med pågående avtal?
Avtalen läggs in med sin avtalstid och sina rader. Passen materialiseras framåt, inte bakåt, och avtalstid debiteras aldrig två gånger.
Måste vi byta bokföring?
Nej. Har ni Fortnox kopplar vi det. Har ni något annat exporteras underlaget i stället – Fixra räknar fram underlaget, ni väljer vart det går.
Kan vi ångra oss?
Ja. All data går att exportera: kunder, objekt, avtal, tid, underlag och personalliggare. Vi låser aldrig in er data.
Vad kostar bytet?
Ingenting utöver månadspriset. Importen, torrkörningen och hjälpen med nycklarna ingår, och det finns ingen startavgift.
Vad händer med det RUT-utrymme kunderna redan använt i år?
Det läggs in per kund som Hos andra leverantörer, så att årstaket på 75 000 kr per person räknas rätt från första fakturan hos er.
Ta med det gamla systemets kundlista till demon
Vi kör en torrkörning på era riktiga rader medan ni tittar på – 30 minuter, era egna kunder, era egna avtal.