Avtalen föder schemat, passen sköts i telefonen och attesterad tid blir fakturaunderlag med rätt RUT-belopp. Städmallen slår på tolv moduler, fem tidtyper och era egna statusar direkt.
Branschmallen är en start i Fixras arbetsordersystem – se alla funktioner.
Ett städbolag lever på återkommande uppdrag. Åttio till nittio procent av veckan står redan i avtalen: trapphus på tisdagar, tvättstuga varannan fredag, storstäd av entrén första helgfria vardagen i månaden. Därför börjar Fixras arbetsordersystem i avtalet i stället för i kalendern – raderna beskriver frekvens, tid, bemanning och pris, och passen materialiseras åtta veckor framåt av sig själva.
Det som gör städ svårt är inte planeringen när allt går enligt plan. Det är morgonen när någon är sjuk klockan 06:12 och tolv objekt ska vara städade innan kontoren öppnar. Och det är månadsskiftet, när RUT-beloppen ska stämma mot Skatteverkets regler för varje privatkund.
Avtal, Offert, Kundportal, Material, Underentreprenör, Körjournal, Frånvaro, Kvalitet, Nycklar, Löneexport, Bokföring, Uppgifter.
Städtid, Restid, Obekväm tid ×1,5, Intern tid, Utbildning.
Planerat städpass → Pågår → Utfört → Fakturerat.
Golv, Ytor och inredning, Sanitet, Papperskorgar och förbrukning, Helhetsintryck.
Omstädning: sätts framför det ursprungliga uppdraget när en avvikelse skapar ett nytt jobb.
Sjuk, Vård av barn, Semester, Tjänstledig, Föräldraledig.
RUT räknas som 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms, med ett årstak på 75 000 kronor per person. Material och restid ingår aldrig i underlaget. Kundkortet visar tak, begärt hos er, begärt hos andra och kvar – så att ni ser utrymmet innan ni fakturerar.
– personnummer krävs, annars vägrar underlaget.Passet blir obemannat och syns som ett hål i veckovyn. Ersättarförslagen rangordnas efter kontinuitet på objektet, arbetstid, nyckelinnehav och avstånd – och samma person kan aldrig ligga på två pass samtidigt.
Nej. Fältvyn är en webbsida i telefonens webbläsare som läggs på hemskärmen. Den fungerar utan täckning i källaren och skickar upp passet när signalen kommer tillbaka.
Frånvaron kommer inPetra sjukskriver sig i telefonen. Hennes tre pass blir obemannade och syns direkt i veckovyn.
Ersättaren är bokadAyan har städat Ekhagen fjorton gånger och har nyckel 22. Ett klick, och kunden får ett SMS om bytet.
Avvikelsen fotasSanitet 2/5 på ronden underkänns. Avvikelsen skapas automatiskt och en omstädning bokas till torsdag.
Dagen attesterasArbetsledaren attesterar veckan. Attesterad tid blir fakturaunderlag med RUT och löneunderlag ur samma rader.
Varje avtalsrad har eget objekt, egen starttid, egen tid i minuter, eget antal personer och egen prismodell. Morgonstäd och kvällsstäd på samma trapphus är två rader, aldrig en rad med två tider – annars glider faktureringen så fort något ändras. Prismodellen väljs per rad: per tillfälle, per månad som abonnemang, eller per timme på attesterad tid.
Svensk helgdagskalender ligger i systemet. Röda dagar hoppas över automatiskt, och frekvensen ”första helgfria vardagen i månaden” fungerar därför utan att någon räknar dagar i huvudet. Indexuppräkning sätts som procent och datum – nya tillfällen får det nya priset, redan fakturerade tillfällen rörs aldrig.
Städbolag hanterar nycklar till hundratals dörrar. I Fixra är varje nyckel en post med etikett, kod, förvaringsplats och status: i förvaring, utlämnad, förlorad eller återlämnad. Kvittens ut och in skriver alltid en historikrad, så frågan ”vem har nyckeln till Kastanjen?” har ett svar med tidpunkt.
Portkod och larminfo visas för fältpersonalen på just deras pass. Kunden ser dem aldrig i kundportalen – där finns besök, utförd checklista, bilder, avvikelser och avtalet med pris inklusive moms. Bemanningsläget avslöjas heller inte: ett obemannat pass visas som Planerat.
Planerad tid, arbetad tid och debiterbar tid står i tre skilda kolumner. Ett pass på 90 minuter som tog 110 kan faktureras som 90 enligt avtalet och betalas som 110 i lön – utan att någon räknar om något i ett kalkylblad. Avvikande tider flaggas som varningar, men stoppar aldrig en städare från att jobba.
Obekväm tid multipliceras med 1,5 som egen tidtyp i städmallen. Restid är en egen tidtyp och ingår aldrig i RUT-underlaget. Bara attesterad tid går vidare till fakturaunderlag och löneunderlag – oattesterad tid räknas inte någonstans.
Ja. Varje arbetsorder har en egen chatt där de som schemaläggs på jobbet kommer med automatiskt. Kundmejl till en delad inkorg kan bli jobb via tillägget Ärenden.
Ett underlag per kund och period. Alla objekt, tillfällen och tillägg samlas där, med RUT beräknat per rad som har RUT-markering.
Ja. Obekväm tid ×1,5 ingår i städmallen som egen tidtyp, och ni kan lägga till egna tidtyper med egen multiplikator.
Ja, Utfört av visas på besöket i kundportalen. Personnummer, ersättning och frånvaroorsak visas aldrig.
Passen fram till uppsägningsdatumet ligger kvar och faktureras som vanligt. Efter det materialiseras inga nya pass. Avtalstid debiteras aldrig två gånger.
Kunder, objekt, avtal och avtalsrader flyttas via Excel med torrkörning först, sedan kör ni en vecka parallellt. Se hela gången i byta arbetsordersystem.
Vi lägger in ert avtal live och kör kedjan hela vägen – från städpasset till fakturaunderlaget med RUT. 30 minuter, era egna siffror.