Ladda ner mallen
- Arbetsorder-mall i Excel (.xlsx) – fyll i på datorn, räkna timmar i kalkylbladet.
- Arbetsorder-mall i PDF – skriv ut och ta med i bilen.
Båda versionerna har samma fält och är gjorda för att fungera i svart och vitt på en skrivare som inte har färg kvar. Du får använda och ändra dem fritt, även om du inte är kund hos oss.
Fälten och varför de finns
- Arbetsordernummer och datum – utan nummer går ordern inte att hitta igen när kunden ringer tre veckor senare.
- Kund, objekt och adress – objektet är inte samma sak som kunden. En förvaltare kan ha fjorton trapphus.
- Portkod och kontaktperson på plats – det vanligaste skälet till en bomtur.
- Planerad tid från–till och utförare – vad passet skulle ta och vem som tog det.
- Arbetsmoment / checklista – det som ingår enligt avtalet, en rad per moment att bocka av.
- Material – artikel, antal och enhet. Skrivs det inte här hamnar det på ett kvitto i en bil.
- Arbetad tid och restid – två olika rader, alltid.
- Avvikelser – vad som inte gick som planerat, med tid och orsak.
- Signatur utförare och kund – den enda rad som gör pappret till ett underlag.
Så fyller du i den på ett sätt som håller
- Skriv ut eller kopiera en mall per uppdrag, inte per kund. Ett trapphus per blankett.
- Fyll i kund, objekt, adress, portkod, kontakt, datum och planerad tid innan personalen går ut.
- Personalen bockar av momenten under passet och skriver arbetad tid, restid och material direkt – inte på kvällen.
- Avvikelser skrivs med klockslag: *08:20, vattenskada wc, kan inte städa golvet*.
- Signatur innan personalen lämnar objektet, när kunden finns på plats.
- Blanketten in till kontoret samma vecka. Attesteras av arbetsledare, sedan faktureras den.
Vad mallen aldrig kan göra
En mall är ett papper. Den vet inte att Ayan är sjuk, att annandag pingst inte är en vanlig arbetsdag, att trapphuset tagit 110 minuter i tolv veckor i rad eller att RUT-avdraget ska räknas på arbetskostnaden inklusive moms. Den räknar inte OB och den skickar inget till bokföringen.
- Ingen bemanning. En sjukanmälan 06:12 löser sig inte i en Excel-flik.
- Ingen låsning. En timme kan skrivas om i efterhand utan att det syns. Ett attesterat underlag kan inte det.
- Ingen koppling till lön och faktura. Samma timmar skrivs in två gånger, och då blir de olika.
- Ingen historik per objekt. Ni kan inte se om ett avtal bär sig.
- Ingen insyn för kunden. Varje fråga blir ett telefonsamtal till kontoret.
Tumregeln vi ser hos städ- och servicebolag: upp till ungefär fem uppdrag i veckan går mallen bra. Över det börjar någon lägga en kväll i veckan på att jämföra papper med kalender. Då är det dags för ett arbetsordersystem i stället – se så väljer du arbetsordersystem innan ni skriver på något.