Vad är ett arbetsordersystem? Komplett guide

Vad är ett arbetsordersystem?

Ett arbetsordersystem är ett system där varje jobb finns som en digital arbetsorder – med kund, objekt, tid, person, material och dokumentation – och där arbetsordern hänger ihop med schemat, tidrapporteringen och underlaget till fakturan. Det är den sista delen som avgör om det är ett arbetsordersystem eller bara en digital anteckningsbok. Om tiden som rapporteras i telefonen inte är samma tid som hamnar på fakturan, har du inte ett system. Du har fyra listor som någon får jämföra på fredagen.

Kedjan ser ut så här: avtalet eller beställningen skapar en arbetsorder. Arbetsordern blir ett eller flera pass i ett schema. Passet visas för den som ska utföra jobbet, i telefonen. Personen stämplar in, checkar av, rapporterar material och avslutar. Arbetsledaren attesterar. Den attesterade tiden blir både fakturaunderlag och löneunderlag – ur samma rader. Det är hela poängen: en datapunkt som används flera gånger i stället för fyra siffror som ska stämma med varandra.

Ordet används ibland om enklare verktyg för ärendehantering och ibland om stora ERP-system. I den här guiden menar vi det mellanskikt som service- och fältbolag behöver: ett system som kan avtal, schema, mobil rapportering, attest och fakturaunderlag, men som inte försöker vara bokföring eller lönesystem. Fixras arbetsordersystem ligger i det skiktet och lämnar bokföringen till bokföringssystemet.

Arbetsorder, ärende, jobb eller uppdrag?

Branschen använder olika ord för samma sak. Städbolag säger pass eller städtillfälle. Fastighetsservice säger rond eller felanmälan. Hantverkare säger jobb eller serviceorder. Bygg säger arbetsmoment i ett projekt. Under huven är det samma post: ett avgränsat arbete hos en kund vid en tidpunkt, med någon som ska utföra det. Ett bra system låter er behålla era ord – och räknar likadant oavsett vad ni kallar dem. I Fixra döper ni statusetiketterna själva, medan systemets kanoniska lägen ligger stilla så att rapporter och fakturering inte påverkas.

Vem behöver ett arbetsordersystem?

Gränsen går inte vid antal anställda, utan vid om arbetet utförs på en annan plats än där administrationen sitter. Så fort någon är ute hos kund uppstår avståndet som ett arbetsordersystem finns för att överbrygga: kontoret vet inte vad som hände på plats förrän någon berättar det, och om det berättas muntligt eller på en lapp försvinner en del av det.

• Städbolag. Många objekt, korta pass, återkommande avtal och RUT på privatkunder. Här är morgonen den kritiska stunden: någon är sjuk klockan 06:12 och tolv objekt ska vara klara innan kontoren öppnar. Läs mer i arbetsordersystem för städbolag.
• Fastighetsservice. Ronder, jour, nyckelhantering och felanmälningar som kommer in när de kommer in. Här är nyckeln lika viktig som tiden – en försvunnen nyckel kostar en låscylinder, inte en ursäkt.
• Hantverkare inom bygg, el och VVS. Projekt, ROT-avdrag, personalliggare på byggarbetsplatsen, egenkontroller som måste dokumenteras. Se arbetsordersystem för byggföretag.
• Servicebolag i övrigt. Alla som har personal ute hos kund och fakturerar tid eller uppdrag: fönsterputs, flyttstäd, trädgård, larm, vitvaruservice.

Det finns också ett tydligt tröskelvärde i praktiken: när en person inte längre kan hålla veckan i huvudet. Fem medarbetare och tjugo objekt går att styra med en whiteboard och ett bra minne. Tolv medarbetare och sextio objekt gör det inte – och det märks först när minnet är sjukt eller på semester.

Vad ska ingå i ett arbetsordersystem?

Det här är listan vi hade velat ha när vi började. Den är skriven utifrån vad som går sönder i verkligheten, inte utifrån vad som ser bra ut i en funktionsjämförelse.

1. Arbetsorder som håller hela jobbet

Pass, personer, tid, material, restid, foton, checklistor och avvikelser ska bo på samma post. Om material rapporteras i ett annat system än tiden kommer de att gå ur synk. Se arbetsorder.

2. Avtal och återkommande uppdrag

I service är 80–90 procent av veckan redan bestämd i avtalen. Systemet ska kunna läsa frekvens, tid, bemanning och pris ur avtalsraden och skapa passen framåt – och hoppa över röda dagar enligt svensk helgdagskalender. Se avtal och schema.

3. Planering och bemanning med ersättare

Frågan är inte om någon blir sjuk, utan hur lång tid det tar att fylla luckan. Ett system som kan rangordna ersättare efter kontinuitet på objektet – vem har städat där förut, vem har nyckeln, vem har tid kvar på dagen – sparar den halvtimme per morgon som annars går till telefonsamtal. Se planering och bemanning.

4. Mobil fältvy som fungerar utan täckning

Personalen ska se sina pass, portkoden, checklistan och kunna stämpla, fota och rapportera avvikelse. Och det ska fungera i ett källarplan utan signal. Arbetsorder-appen i Fixra är en webbsida som läggs på hemskärmen – det finns ingen app att installera från en butik, och därmed ingen uppdatering att jaga.

5. Tid och attest med tre kolumner

Planerad tid, arbetad tid och debiterbar tid är tre olika saker och får aldrig blandas. Attesten ska vara ett beslut som går att spåra, inte en kryssruta som går att radera. Se tid och attest.

6. Fakturaunderlag med RUT och ROT

Underlaget ska byggas ur attesterad tid, ett underlag per kund och period, med avdraget räknat på rätt bas. Se fakturaunderlag och RUT.

7. Kundportal, nycklar och avvikelser

Kunden ska kunna se utförd tid, checklista och bilder – men aldrig priser, portkoder eller ert bemanningsläge. Nycklar ska kvitteras med historik. Avvikelser ska kunna bli ett nytt jobb, inte ett mejl.

8. Integration mot bokföringen

Arbetsordersystemet ska inte vara bokföring. Det ska lämna ett underlag som går att bokföra. Fixra kopplar mot Fortnox via OAuth med kundmatchning, och underlag kan alltid exporteras om ni använder något annat. Se Fortnox-kopplingen.

Arbetsorder, tidrapportering och fakturering – varför det måste vara ett system

Det vanligaste sättet att förlora pengar i ett servicebolag är inte att sätta fel pris. Det är att fakturera fel tid. Och fel tid uppstår nästan alltid i en överföring: någon läser en siffra i ett system och skriver in den i ett annat.

Därför är principen en datapunkt. Tiden rapporteras en gång, av den som utförde arbetet, på det pass som hörde till arbetsordern. Samma rad attesteras. Samma rad blir en fakturarad och en löneunderlagsrad. Ingen skriver av någonting. När en siffra ändras – för att arbetsledaren justerar en instämpling – ändras den på ett ställe och följer med överallt.

Frysta priser

Ett listpris är ett förslag, inte ett faktum. När ett pris används på en rad ska det sparas på raden. Annars ändrar en prisjustering i september vad kunden fakturerades i mars, och då stämmer inte bokföringen mot systemet. Det är en enradsregel som räddar många obehagliga samtal.

Planerad, arbetad och debiterbar tid

Planerad tid är vad ni sålde. Arbetad tid är vad som faktiskt gjordes – underlaget för lön. Debiterbar tid är vad kunden ska betala för, och den kan vara mindre än den arbetade: garantiarbete, intern tid, en omstädning som är ert eget fel. Ett system som bara har ett tidsbegrepp tvingar er att ljuga på något av de tre ställena. Se lönsamhet och löneunderlag för vad de tre kolumnerna gör med marginalen.

Fem vanliga misstag

1. Excel och pärm

Excel är en utmärkt kalkyl och en dålig databas. Den vet inte att samma person inte kan vara på två objekt klockan sju, den skickar inget till telefonen, och den har ingen historik som går att lita på. Vi har jämfört alternativen i detalj i guiden arbetsordersystem eller Excel.

2. Fyra system som inte pratar

Ett schemaverktyg, en stämpelklocka, en delad mapp för foton och ett faktureringssystem. Varje överföring mellan dem är ett tillfälle att tappa en siffra, och summan av all administration blir större än om ni gjort det på papper.

3. RUT räknat på nettot

Avdraget är 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms. Räknar man på beloppet före moms blir avdraget för litet och kunden betalar för mycket. Felet upptäcks ofta först när en kund räknar efter. Läs RUT-avdrag i arbetsordersystem.

4. Attest som går att radera

Om en attest kan tas bort utan spår är den inte ett beslut. Rättelser ska göras som rättelser, med skäl och tidpunkt, och det gamla värdet ska finnas kvar. Det gäller särskilt personalliggare, där Skatteverket kräver att posten är oföränderlig.

5. Personalen ser priser

Det är inte bara en obehaglig situation om en städare kan läsa vad kunden betalar. Det är också en risk i löneförhandlingar och i relationen till kunden. Priser och marginal ska vara stängda på databasnivå för fältroller, inte bortgömda i gränssnittet. Se säkerhet och GDPR.

Vad kostar ett arbetsordersystem?

Normen i Sverige är pris per användare och månad. Det gör kostnaden förutsägbar och följer bolagets storlek. Se upp för tre saker: startavgifter som döljs som implementationsprojekt, prisnivåer där grundpaketet saknar det ni faktiskt behöver, och licenser för kundens portalanvändare.

Fixra kostar 299 kr per aktiv medarbetare och månad, med minst 5 medarbetare. Kundens portalanvändare räknas aldrig. Det finns en nivå för grundmodulerna, och två valfria tillägg per bolag: Ärenden (490 kr/mån) och Samtal till ärende (390 kr/mån) – se priser.

Räkna på tiden i stället för på licensen

Den intressanta kalkylen är inte licenskostnaden, utan arbetsledarens timmar. Om en arbetsledare lägger 45 minuter om dagen på att ringa runt vid sjukanmälningar och flytta pass blir det cirka 15 timmar i månaden. Sätt in er egen timkostnad och jämför med månadskostnaden för systemet. Den jämförelsen brukar avgöra frågan snabbare än en funktionslista. Det är ett exempel på hur man räknar, inte statistik – era 45 minuter kan vara 20 eller 90.

Checklista inför byte

Tolv frågor att ställa till varje leverantör. Skriv ner svaren – de flesta går att svara ja på i ett möte och nej i verkligheten.

1. Kan personalen rapportera utan täckning, och vad händer när telefonen kommer online igen?
2. Räknas RUT på belopp inklusive moms, och bevakas årstaket per person?
3. Var lagras datan – inom EU?
4. Kan vi köra parallellt en vecka utan att betala dubbelt?
5. Skapas schemat ur avtalen, och hoppas röda dagar över automatiskt?
6. Hur lång tid tar det att hitta en ersättare vid sjukanmälan klockan 06:12?
7. Går en attest att radera, eller bara att rätta med skäl?
8. Ser fältpersonalen priser någonstans – och är det stängt i databasen?
9. Blir ett fakturaunderlag ett per kund och period, eller ett per jobb?
10. Vad ser kunden i portalen, och vad ser kunden inte?
11. Kvitteras nycklar med historik, och syns en förlorad nyckel?
12. Vad kostar det när vi växer från 8 till 14 medarbetare?

Ta med ett riktigt avtal till demon och be leverantören lägga in det live. Ett system som inte klarar er egen avtalsrad på tio minuter klarar den inte i drift heller.

Så kommer du igång på en vecka

1. Dag 1 – kunder och objekt. Lägg in kunder, objekt, portkoder och nycklar. Det här är grunden och tar längst tid.
2. Dag 2 – avtal. Lägg in avtalsraderna med frekvens, tid och pris. Låt systemet materialisera passen framåt och jämför mot er nuvarande vecka.
3. Dag 3 – personal och behörigheter. Konton, roller, tidtyper och frånvarotyper. Kontrollera att fältrollen inte ser priser.
4. Dag 4 – fältvyn. Låt två personer köra sina riktiga pass i telefonen. Lägg webbsidan på hemskärmen. Testa i ett källarplan.
5. Dag 5 – attest och underlag. Attestera en dag och titta på fakturaunderlaget. Kontrollera RUT-beloppet med räknare i hand.
6. Vecka 2 – parallell drift. Kör en vecka i båda systemen och jämför summorna. Stämmer de, stäng det gamla.

Kedjan ska gå hela vägen innan ni släpper det gamla: från arbetsorder till attesterad tid till fakturaunderlag. Om ni bara testar delarna var för sig upptäcker ni inte var siffrorna tappas.