Schemat kommer ur avtalen, inte ur en tom kalender
Varje avtalsrad bär ett intervall, en veckodag, ett klockslag och en tidsåtgång. När avtalet aktiveras fylls veckorna framåt automatiskt: trapphus A–C tisdagar 07:00 i 90 minuter, tvättstuga varannan fredag 13:00 i 45 minuter, storstäd av entrén första helgfria vardagen i månaden.
Röda dagar hoppas över enligt den svenska helgdagskalendern. Ingen behöver komma ihåg att annandag pingst inte är en vanlig måndag, och ingen bemannar ett pass som inte ska utföras.
Veckovyn: en rad per person, en cell per pass
Veckovyn visar personal på rader och dagar i kolumner. Grön cell betyder bemannat pass, halvfylld cell betyder att passet är delvis bemannat och tom ram betyder obemannat. En frånvaroperiod lägger ett block över hela raden så att ingen råkar planera in personen ändå.
Flyttar ni ett pass drar ni det till en annan dag eller person. Systemet varnar om flytten krockar med arbetstid, med ett annat pass eller med avtalets villkor – till exempel att storstädet ska ligga på en helgfri vardag.
Sjukanmälan 06:12 och ersättare 26 minuter senare
När någon anmäler sig sjuk blir passen obemannade och syns direkt. För varje pass föreslås ersättare rangordnade efter kontinuitet på objektet: den som städat trapphuset flest gånger ligger högst, därefter vägs arbetstid, geografi och lag in. Arbetsledaren väljer, personen får ett SMS och passet är bemannat.
Poängen är inte att systemet bestämmer. Poängen är att listan är sorterad så att det snabba valet också blir det bästa för kunden.
Från schema till lön och faktura
Ett schemalagt pass är planerad tid. Det personalen rapporterar är arbetad tid. Det ni fakturerar är debiterbar tid. Tre kolumner som får skilja sig, med en förklaring när de gör det. Efter attest är raden låst och går vidare till både löneunderlag och fakturaunderlag.