Så väljer du arbetsordersystem 2026 – 15 frågor att ställa innan ni skriver på

Frågor om fältet

1. Fungerar mobilen utan täckning? Be dem sätta telefonen i flygplansläge under demon, starta ett pass, bocka av moment och fota. Titta sedan på vilken tidsstämpel posten fick när nätet kom tillbaka – arbetets tid eller synkens tid?
2. Krävs en app från butiken? En app innebär installation, uppdatering och konton för säsongspersonal. En webbsida på hemskärmen innebär en länk. Båda går bra – men ni ska veta vilket ni köper.
3. Vad ser personalen inte? Priser, marginal, avtalsbelopp och kollegornas uppgifter ska ligga utanför fältvyn, och det ska gälla på kolumnnivå i databasen, inte bara i gränssnittet.
4. Hur rapporteras restid? Restid som blandas med arbetad tid gör både lönen och fakturan fel.

Frågor om tid, lön och faktura

1. Är planerad, arbetad och debiterbar tid tre kolumner? Är de en kolumn kan ni inte se vilka objekt som är felprissatta.
2. Vad händer med en attesterad tidpost? Rätt svar är att den är låst och att rättelse sker med en ny post och ett skäl. Kan någon skriva om en timme i efterhand är underlaget inte ett underlag.
3. Är RUT och ROT en del av grunden eller ett fält att fylla i? Avdraget ska räknas på arbetskostnaden inklusive moms, materialet ska hållas utanför och systemet ska varna mot årstaket 75 000 kr per person.
4. Blir lön och faktura samma timmar? Be dem visa vägen från en rapporterad timme till både löneunderlag och fakturaunderlag, utan mellansteg där någon skriver av.
5. Vad händer när ett avtalat tillfälle flyttas? Avtalstid får aldrig debiteras två gånger.

Frågor om planering och drift

1. Hur hanteras svenska röda dagar? Ett schema som bemannar annandag pingst kostar pengar varje år.
2. Vad händer vid en sjukanmälan 06:12? Be dem göra det live. Titta på om ersättarlistan är sorterad efter något meningsfullt – kontinuitet på objektet – eller bara alfabetiskt.
3. Finns nyckelhantering med kvittens och historik? För städ och fastighetsservice är nycklar det som faktiskt tar tid vid en incident.
4. Vad ser kunden i en portal? Utfört arbete och avvikelser: ja. Priser, portkoder och bemanningsläge: nej.

Frågor om data och avtal

1. Var lagras data, och är den isolerad per bolag? Svaret ska innehålla en region – inom EU – och en teknisk beskrivning av isolering på radnivå, inte bara "det är säkert".
2. Vad får ni ut den dag ni säger upp? Be om ett exempel på exportfilerna: kunder, objekt, avtal, tid, underlag. Ett system ni inte kan lämna är ett system som inte behöver bli bättre.

Ställ också de tråkiga frågorna om pengar: räknas alla användare, eller bara aktiva medarbetare? Kostar kundportalens användare något? Finns startavgift, bindningstid, moduldebitering eller pris per objekt? Vad händer med priset år två?

Frågan om införandet – och hur ni testar svaret

Kan vi köra parallellt en vecka? Ett byte som kräver att ni slår av det gamla systemet en fredag och kör skarpt på måndagen är ett byte med onödig risk. Kräv Excel-import med torrkörning som visar fel och varningar innan något sparas, och en period där båda systemen rullar tills underlaget stämmer. Vi beskriver vår väg steg för steg i byta arbetsordersystem.

Sista rådet: testa alla leverantörer på samma sätt. Ta ett riktigt avtal, ett riktigt objekt och en riktig vecka, och låt dem köra den hela vägen till ett fakturaunderlag. Det du ser då är produkten. Resten är en presentation. Läs också vad ett arbetsordersystem är och vad ett arbetsordersystem behöver klara för just er bransch, till exempel städ eller bygg.