Reglerna, kort
- Avdraget är 50 procent av arbetskostnaden inklusive moms.
- Taket är 75 000 kr per person och år för RUT och ROT tillsammans, varav högst 50 000 kr får vara ROT.
- Timmarna ska rapporteras till Skatteverket tillsammans med begäran om utbetalning.
- Personnummer krävs för köparen – avdraget är personligt, inte hushållets gemensamma.
- Material och resor ger inget avdrag. Bara arbetskostnaden.
Reglerna är Skatteverkets och kan ändras. Ett arbetsordersystem ska därför inte gissa värden åt er – det ska räkna på den bas ni angett och visa uträkningen så att den går att kontrollera.
Räkneexempel – och felet
Rätt räknat
Ett städuppdrag med arbetskostnad 5 000 kr exklusive moms. Momsen är 1 250 kr, alltså 6 250 kr inklusive moms. Avdraget är hälften av det: 3 125 kr. Kunden betalar 3 125 kr och ni begär 3 125 kr från Skatteverket.
Fel räknat, på nettot
Räknar man i stället 50 procent av 5 000 kr blir avdraget 2 500 kr. Kunden får då betala 3 750 kr – alltså 625 kr för mycket – och ni begär 625 kr för lite. Felet är litet per faktura och stort över ett år, och det är alltid kunden som upptäcker det.
| Rätt: bas inkl. moms | Fel: bas exkl. moms | |
|---|---|---|
| Arbetskostnad exkl. moms | 5 000 kr | 5 000 kr |
| Moms 25 % | 1 250 kr | 1 250 kr |
| Bas för avdrag | 6 250 kr | 5 000 kr |
| RUT-avdrag 50 % | 3 125 kr | 2 500 kr |
| Kunden betalar | 3 125 kr | 3 750 kr |
Vad ett system måste göra
- Räkna på rätt bas. Avdraget beräknas på arbetskostnaden inklusive moms, och bara på arbetskostnaden – material och restid hålls utanför på raden.
- Bevaka taket per kund och år. När en kund närmar sig 75 000 kr ska underlaget varna innan fakturan går ut, inte efter att Skatteverket nekat utbetalning.
- Hämta timmarna ur attesterad tid. Timmarna som rapporteras ska vara samma timmar som attesterades och fakturerades, inte en siffra som skrivs in separat.
- Maskera personnummer. Numret behövs för begäran men ska inte visas för roller som inte behöver det, och aldrig i kundportalen.
- Skicka HouseWork-fälten till bokföringen. Fakturan behöver bära typ av arbete, antal timmar och avdragsbelopp så att begäran kan göras utan handpåläggning.
I Fixra sitter uträkningen i fakturaunderlaget – ett underlag per kund och period – och följer med till bokföringen via Fortnox-kopplingen. Timmarna kommer ur attesterad tid, så det finns ingen separat plats där någon kan skriva in en annan siffra.
Vanliga fallgropar
- Blandad faktura. Städning med material på samma rad gör att avdragsunderlaget blir för stort. Håll arbete och material på skilda rader.
- Två personer i hushållet. Taket är per person. Delas ett uppdrag mellan två köpare ska det framgå vem som begär vad.
- Omstädning som ni bjuder på. Om arbetet inte faktureras finns ingen arbetskostnad att räkna avdrag på – men tiden ska ändå finnas som arbetad tid för lönen. Det är ett av skälen att planerad, arbetad och debiterbar tid måste vara tre kolumner.
- Företagskunder. RUT gäller privatpersoner. En bostadsrättsförening är inte en privatperson – trapphusstädning åt föreningen faktureras utan avdrag.
För städbolag är RUT en daglig fråga snarare än ett undantag. Se arbetsordersystem för städbolag för hur städmallen sätter upp tidtyper och statusar, och arbetsordersystem för byggföretag för ROT-sidan av samma tak.