Vad personalen ska se
En digital arbetsorder i mobilen är den del av Fixras arbetsordersystem som personalen möter varje dag, och den ska svara på fyra frågor utan att någon behöver leta: var ska jag, hur kommer jag in, vad ska göras och hur rapporterar jag att det är gjort. I fältvyn ligger det på samma skärm.
- Dagens pass i tidsordning, med adress, restid och hur lång tid passet är planerat att ta.
- Portkod, larminfo och åtkomst till objektet – den informationen finns på passet, inte i ett mejl.
- Checklistan för objektet, som kryssas av punkt för punkt.
- Foto före och efter, där varje bild kan märkas som kundsynlig eller intern.
- Avvikelse med rubrik, allvar, bild och ansvarig – direkt på passet.
- Stämpling in och ut, plus material och restid.
Och vad de inte ska se
Priser, marginal och kostnader ska inte finnas i fältvyn – och inte bara vara bortgömda, utan stängda på databasnivå för fältroller. Personalen ska inte heller se andras pass eller andras löneunderlag. Det handlar både om integritet och om att slippa obehagliga samtal med kunden om vad ett trapphus kostar. Se säkerhet och GDPR.
Offline: en förlorad instämpling är fel lön
Städning och service sker i källare, i soprum, i hisschakt och i nybyggda hus utan täckning. Om rapporteringen kräver signal blir resultatet inte "lite sämre data" – det blir en saknad instämpling, och en saknad instämpling är fel lön för en verklig person.
Därför sparas allt lokalt i telefonen först och skickas när täckningen kommer tillbaka. Varje skrivning bär en egen identifierare, så att samma instämpling som skickas två gånger ändå bara blir en rad. Det är skillnaden mellan offline som funktion och offline som löfte.
Webbsida på hemskärmen i stället för app i butik
Fixras fältvy är en webbsida som öppnas i telefonens webbläsare och läggs på hemskärmen. Det finns ingen app i App Store eller Google Play. Det är ett medvetet val, och det har tre praktiska konsekvenser.
- Ingen uppdatering att jaga. Alla har senaste versionen nästa gång de öppnar sidan. Det finns aldrig en gammal version kvar i någons telefon som räknar fel.
- Vikarien är igång samma dag. En länk, ett lösenord, ikonen på hemskärmen. Ingen installation, inget butikskonto, ingen väntan på godkännande.
- Fungerar på telefonen de redan har. Även äldre Android-telefoner och iPhone, oavsett vem som betalar abonnemanget.
Det ni ger upp är notiser som ser ut precis som i en app och integration mot telefonens inbyggda funktioner. För ett arbetsordersystem är det en billig växling.
Varningar i stället för spärrar
Det finns en frestelse att låta systemet säga nej ute i fält. Motstå den. Om en städare står utanför dörren klockan 05:50 för att bussen gick tidigt ska systemet inte vägra starta passet. Det ska registrera att starten låg utanför planerad tid och låta arbetsledaren titta på det efteråt.
START_UTANFOR_PLANERAD_TID– passet startades tidigare eller senare än planerat.MISSTANKT_KORT_TID– arbetad tid är påfallande kort jämfört med planerad.
Båda är varningar som syns i attesten, aldrig spärrar i telefonen. Spärrar hör hemma där de skyddar mot fel som inte går att rätta i efterhand – dubbelbokning, dubbletter, radering av attesterad tid. Se även arbetsordern och arbetsordersystem för fastighetsservice, där jour gör att starttider sällan följer planen.